PAZ Forum des réponses essentielles 13 sujets

PAZ Forum des réponses essentielles sur 13 sujets

Comment ouvrir un fichier Personal accountz et une association de fichiers.

Il existe deux manières d'ouvrir un fichier Personal Accountz.

Option 1 - Associez le type de fichier .azh à Personal Accountz.

Windows XP/Vista
-- Cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez « Ouvrir avec » ou « Ouvrir » si l’option « Ouvrir avec » n’existe pas.
-- Option « Ouvrir » : cette option vous demande de chercher sur Internet ou de parcourir la liste de programmes ; sélectionnez la 2ème option pour parcourir une liste de programmes, ce qui vous permet d’accéder à « Ouvrir avec fenêtre »
-- Option « Ouvrir avec » : Sélectionnez « Choisir programme » (« Choisir programme par défaut sur Vista ») si vous n’êtes pas dans « Ouvrir avec fenêtre ».
-- « Ouvrir avec fenêtre » Cochez la case « Toujours utiliser le programme sélectionné pour ouvrir les fichiers de ce type » au dessus du bouton Parcourir.
-- Appuyez sur le bouton Parcourir.
-- Allez au dossier Personal Accountz et ouvrez-le ; dans ce dossier sélectionnez Personal Accountz et appuyez sur Ouvrir.
-- Appuyez sur OK

Mac
-- Cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez « Ouvrir avec », puis sélectionnez « Autres ».
-- Cochez la case Toujours ouvrir avec
-- Faites défiler la liste et ouvrez le dossier Personal Accountz.
-- Sélectionnez Personal Accountz
-- Appuyez sur Ouvrir

Option 2 - Fichier et Ouvrir.

Ouvrez Personal Accountz. Cliquez sur Fichier -->Ouvrir. Parcourez jusqu’au fichier que vous voulez ouvrir. Sélectionnez-le et appuyez sur Ouvrir.

 

Très simple départ pour tous (Utilisateurs d’argent inclus)

C’est un simple compte-rendu dans tous les détails de ce que vous devriez faire pour démarrer si vous utilisez le logiciel pour la première fois (lire le manuel vous aidera à mieux comprendre le programme) :

1. Cliquez sur l’option de menu Fichier > Nouveau, puis Fichier > Enregistrer sous ; nommez votre nouveau fichier vide et enregistrez-le quelque part sur votre disque dur (tout comme vous le feriez avec Word par exemple).

2. Ouvrez la fenêtre Préférences à partir des options de menu.

3. Cliquez sur l’onglet Enregistrement automatique dans les Préférences et indiquez au système de commencer toujours par le dernier fichier que vous avez utilisé et, en quittant, d’enregistrer automatiquement votre travail pour ne pas le perdre. Activez également l’option Sauvegarde

4. Cliquez sur l’onglet Comptes et commencez à configurer vos comptes de sorte qu’ils aient un sens pour vous. Money a des options prédéfinies mais ce n’est pas toujours une bonne idée car il comprend des comptes que vous pourriez ne jamais utiliser (par ex. Pensions alimentaires). Si vous configurez vous-même vos comptes, ils auront plus de sens pour vous. Les comptes remplacent les catégories et les sous-catégories. Tout est un compte, qu'il soit réel comme un compte bancaire ou qu’il soit simplement un nom tel que Salaire ou Essence. Vous pouvez modifier la structure à tout moment.

Lisez ces Réponses essentielles pour structurer vos comptes :
//accountz.com/paz/pazforum/viewtopic.php?f=8&t=300

5. Commencez à saisir des entrées dans la fenêtre Entrées et observez l’effet sur les comptes. Ce passage vous apprendra à bien utiliser le logiciel. Je vous conseille de mettre les Entrées et les Comptes dans un seul onglet ainsi vous pouvez voir l’effet des entrées au fur et à mesure que vous tapez. Pour cela, regardez dans l’onglet Préférences > Fenêtres. Le manuel présente des images expliquant comment faire.

 

Comment puis rétablir les données à partir d'une sauvegarde ?

Assurez-vous d’avoir coché l’option Conserver le fichier précédent en quittant (dans Préférences > Enregistrement automatique). [Remarque : ce fichier sera renommé « Backup... » à partir de la version suivante]

Cette option fait une copie de votre fichier actuel et la met dans un dossier nommé backup (Sauvegarde) dans le même dossier que votre fichier actuel à chaque fois que vous lancez PAZ.

Cela signifie que vous aurez toujours des versions précédentes de vos données pour y revenir si vous en avez besoin.

Pour rétablir les données à partir d'une sauvegarde, procédez de la façon suivante :
1. Copiez le fichier de sauvegarde dont vous avez besoin dans son dossier parent (par ex. là où se trouve votre fichier actuel).
2. Renommez-le et exécutez-le normalement

Résolution des problèmes
Si vous effectuez une sauvegarde directement à partir du dossier de sauvegarde et si vous apportez un changement à ce fichier, vous trouverez un nouveau fichier dans le dossier de sauvegarde. Cela se produit parce que le fichier de sauvegarde est une copie directe de votre fichier actuel y compris tous les attributs d’enregistrement. Et cela signifie qu’une sauvegarde de ce fichier sera également effectuée, dans le nouveau dossier. C’est pourquoi vous devez suivre le point 1 susmentionné et déplacer le fichier de sauvegarde dans le dossier actuel avant l’exécution.

Il est possible d’afficher tout fichier de sauvegarde sans devoir d’abord déplacer le fichier à condition que vous n'apportiez aucun changement aux données.

 

Comment créer un fichier de continuation ?

 

Si vous devez créer un fichier de continuation, disons pour une nouvelle année, voici un guide pas à pas pour ce faire :

1. Enregistrez votre fichier, de façon à avoir un fichier de sauvegarde sur lequel travailler en cas de problèmes. Cliquez sur Fichier> Enregistrer sous, et enregistrez le fichier avec un nom différent pour avoir un fichier de données distinct de l’original.

2. Cliquez sur Aide>Chercher les mises à jour et assurez-vous d’exécuter la dernière version de Personal Accountz. Si vous exécutez une des versions précédentes du logiciel, cette option pourrait ne pas être disponible ; dans ce cas allez à //www.accountz.com/paz/downloads.html pour vérifier.

3. Cliquez sur Fichier > Nouveau (Continuation). Une case doit s’afficher pour vous demander l'intervalle des dates.

4. Saisissez la date du nouveau fichier, par exemple, pour créer un nouveau fichier pour le mois d'avril saisissez 6/04/08 dans la première case et 05/04/09 dans la deuxième case.

5. Cliquez sur Enregistrer

6. Une boîte de dialogue s’affiche en vous indiquant que vous allez enregistrer et quitter. Cliquez sur Oui.

7. Une autre boîte de dialogue s’affiche en vous demandant si vous voulez enregistrer un fichier de continuation. Cliquez sur Oui

8. Une boîte de dialogue d’enregistrement s’affiche. Ici vous devez saisir le nom du nouveau fichier par exemple Comptes 2008/09

Le nouveau fichier aura toujours les soldes d’ouverture de tous les comptes réels dans la fenêtre des entrées.

 

Comment trier les comptes par ordre alphabétique dans la fenêtre Comptes.

Les comptes de la fenêtre Comptes peuvent être triés par ordre alphabétique au sein de leur groupe. Pour effectuer cette opération :

Dans la fenêtre Comptes :

1) Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur le nom du groupe pour le surligner.

2) Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur l’entête « Comptes » (en haut de la page)

Vous verrez que le contenu de ce groupe est immédiatement trié par ordre alphabétique. Si vous cliquez encore une fois avec le bouton gauche de la souris sur l’entête « Comptes » en haut, vous verrez que le contenu est nouvellement trié par ordre décroissant.

NB Cela n'est possible que si aucun groupe n’existe au sein de ce groupe, par exemple vous ne pouvez trier un groupe ne contenant pas de sous-groupes.

Lorsque vous avez mis en surbrillance le nom d’un groupe, vous pouvez également trier ce groupe à l'aide de « Relevé de compte », « Actuel », etc. en cliquant avec le bouton gauche de la souris sur l’en-tête « Relevé de compte » etc.

 

Rapports de périodes spécifiques

Vous pouvez recevoir des rapports mensuels sur un compte quelconque en cliquant deux fois sur le Solde actuel dans la vue Comptes d’un compte spécifique. Lorsque le rapport s’ouvre, cliquez sur le bouton Synthèse dans la barre d’outils à gauche.

Vous pouvez en faire de même pour les Groupes de comptes. Par exemple, si vous voulez afficher vos dépenses mensuelles, double-cliquez sur le Solde actuel de votre groupe Dépenses et faites comme ci-dessus. Ainsi vous aurez une répartition mensuelle de vos dépenses.

Si un de vos groupes contient un groupe Revenus et un groupe Dépenses, vous aurez mensuellement une image complète de vos revenus et de vos dépenses.

Tous les rapports correspondent à l'intervalle des dates défini pour votre fichier. Vous pouvez exporter les rapports dans une feuille de calcul. Si vous ne souhaitez voir qu’une période spécifique, utilisez l’option de menu Fichier > Nouveau (continuation) et créez un nouveau fichier uniquement pour la période dont vous avez besoin, puis utilisez-le comme indiqué ci-dessus.

Erreurs fréquentes

Cette liste peut augmenter, mais pour l’instant il n’existe qu’une erreur fréquente.

Q : Le solde bancaire est incorrect. La raison la plus fréquente de cette erreur est que vous avez inclus vos groupes de revenus et de dépenses dans votre compte bancaire. Ils doivent être séparés.
R : Cela peut facilement être corrigé. Il suffit de faire glisser tout groupe de votre compte bancaire dans la ligne “Solde” en haut du volet Comptes. Si vous voulez, vous pouvez ouvrir un nouveau groupe nommé, par exemple, Chiffre d’affaires et y faire glisser ces deux groupes. L’avantage est de vous faire voir d'un seul coup d’œil si vous dépensez davantage que vous ne gagnez.

Incorrect :

Code : Select all

solde
|__Banque
     |__Revenus
         |__ Salaire etc.
     |__Dépenses
         |__ Nourriture etc.



Correct :

Code : Select all

solde
|__Banque
     |__Revenus
         |__ Salaire etc.
     |__Dépenses
         |__ Nourriture etc.

-- ou --
solde
|__Banque
|__Chiffre d’affaires
     |__Revenus
         |__ Salaire etc.
     |__Dépenses
         |__ Nourriture etc.



Si vous utilisez cette alternative, assurez-vous d’avoir défini le type de Compte de groupe Chiffre d’affaires comme Revenus.
Pour plus d’informations sur comment structurer vos comptes, lisez le sujet suivant :
//accountz.com/paz/pazforum/viewtopic.php?f=8&t=300

 

Comptabilité pour les Actions

Vous pouvez enregistrer et suivre vos actions au sein de Personal Accountz.

1. Ouvrez un Compte réel pour chaque action.
2. Lorsque vous voulez mettre à jour la valeur, ajoutez une nouvelle entrée à l’aide de De ou À pour diminuer/augmenter la valeur totale des actions.
3. Vous pouvez obtenir les détails de chaque action en utilisant l’entrée de la base de données du compte.

Si vous le faites sur régulièrement (sur une base hebdomadaire ou mensuelle), votre rapport (double-cliquez sur le solde actuel du compte) vous montrera la tendance.
Si vous groupez toutes les actions, le rapport du groupe affichera la valeur complète du portefeuille et la tendance.

Les dividendes sont simplement une autre forme de revenu, ouvrez donc un compte de type Revenus pour vos dividendes (un seul compte n’est nécessaire à moins que vous ne souhaitiez un compte individuel pour chaque titre possédé). Chaque fois que vous recevez un dividende, vous devez créer une nouvelle entrée De Dividendes À Banque (ou autre compte dans lequel ils sont payés).

 

Types de comptes : Réel, Revenus et Paiement

Un compte peut être un groupe contenant d’autres comptes ou bien il peut être un compte individuel.

Chaque compte peut avoir son propre type défini selon une option parmi trois. Le type est défini dans le panneau de la Base de données :

Type de compte (réel)
Compte courant bancaire, Carte de crédit, Épargne et Dépôts sont tous des exemples de Comptes réels. Généralement ces comptes voient de l’argent circuler en entrée et en sortie. Ils constituent également en général le type de compte pour lequel vous recevez un relevé bancaire régulièrement.

Type de revenu (nominal)
Salaire, Retraite, Intérêt reçu, Dividendes reçus sont tous des exemples de Comptes de revenus. Généralement ces comptes ne prévoient que des sorties d’argent (vers votre compte bancaire). Pour mieux comprendre ce passage pensez, par exemple, à votre salaire en tant que « argent allant DE mon Salaire À ma Banque ».


Type de paiement (nominal)
Nourriture, Essence, Électricité, Remboursement de prêts hypothécaires, Téléphone sont tous des exemples de Comptes de paiement. Généralement ces comptes reçoivent de l’argent provenant d’autres comptes, par exemple, vous faites un paiement DE votre carte de crédit ou du compte courant À Nourriture.

Groupes
Lorsque vous groupez les comptes d’un des types susmentionnés, assurez-vous de définir également le Groupe de compte qui les contient avec le même type de compte. Ainsi, par exemple, si vous avez un groupe appelé « Revenus » contenant Salaire, Intérêts reçus, Cadeaux reçus, Remboursements d’assurances, assurez-vous que le groupe est défini avec le type Revenus.

Si vous avez un groupe contenant des comptes du type Revenus et des comptes du type Paiement, définissez le groupe de type Revenus. Il affichera alors un solde positif si vous gagnez davantage que vous ne dépensez et vice-versa.

Code : Select all

groupe                                                 type de groupe

le groupe contient des groupes/comptes de revenus              =  revenus

le groupe contient des groupes/comptes d’actifs              =   réel

le groupe contient des groupes/comptes de dépenses            =   paiement

le groupe contient des groupes/comptes de revenus + dépenses   =   revenus

 

 

Où est mon fichier ? Qu’est-ce qu’un fichier de sauvegarde ?

Bonjour, vous êtes un débutant et vous ne comprenez pas les fichiers d’ordinateur ? Si oui, continuez à lire...

Votre fichier est créé uniquement lorsque vous cliquez sur
Fichier->Enregistrer (à partir du menu en haut de la fenêtre)

ou sur
Fichier->Enregistrer sous

Ce fichier s’appelle également votre « fichier de travail ». Lorsque vous lancez Personal Accountz (Paz), ce fichier est chargé automatiquement si vous avez coché « Commencer par le dernier fichier enregistré » dans
Préférences->Enregistrement automatique->Configurations

Lorsque vous fermez Paz, ce fichier est enregistré automatiquement si vous avez coché « Enregistrer le fichier en quittant » dans
Préférences->Enregistrement automatique->Configurations

Dans ce cas, vous avez l’illusion qu’il n’existe pas de « fichier de travail ». Lancez Paz, travaillez, puis fermez Paz et vos données seront magiquement conservées. Mais vous ne savez pas où. Je vais vous montrer où : lancez Paz et si la barre de titre en haut indique
Personal Accountz

et rien d’autre, alors il n’existe pas de fichier de travail chargé et Paz sera « vide ». En alternative, si la barre indique
Personal Accountz C:/Documents and Settings/fred.FREDSCOMPUTER/Desktop/fredsAccounts.azh

alors votre fichier s’appelle « fredsAccounts.azh » et il est sur votre Bureau (vous vous appelez « fred » et votre ordinateur « FREDSCOMPUTER »).

Voilà une autre façon (possible) de voir où votre fichier actuel se trouve : cliquez sur l’option de menu Fichier->Historique de fichier et regardez sur la première ligne.

********************************************************************************************************************
Ainsi, chaque jour vous lancez Paz, vous travaillez et quittez, et chaque fois votre fichier de travail devient plus grand lorsque vous ajoutez des données. Évidemment il s’agit d’une situation *très* vulnérable, tous vos œufs sont dans un même panier, à tout moment vous risquez de les perdre tous et par exemple votre ordinateur peut ne tomber en panne ou quelqu’un peut vous le voler etc.

Vous devez faire des copies de votre fichier de travail et les garder dans des endroits séparés par exemple chez quelqu’un d’autre. Ces copies s’appellent Copies de sauvegarde. Une copie de sauvegarde est une copie exacte de votre fichier de travail que vous pouvez remplacer en cas d'accident. L’industrie des ordinateurs appelle ce remplacement « restauration ». Le processus de faire des copies s’appelle « sauvegarde ».

« Avez-vous sauvegardé votre travail aujourd’hui ? » signifie « Avez-vous créé une copie récente de votre fichier ou de vos fichiers de travail ? »

Paz crée des sauvegardes pour vous automatiquement si vous avez coché « Sauvegarder le fichier en quittant » dans
Préférences->Enregistrement automatique->Configurations

Mais vous ne devez pas dépendre de ce fait car par exemple ces fichiers de sauvegarde, par défaut, se trouvent sur le même ordinateur ! Ils doivent se trouver sur un ordinateur différent ou sur un CD-ROM ou sur une carte mémoire, de préférence ailleurs, et non dans le même immeuble (ou bien dans un coffre-fort ignifuge etc., selon la valeur vous attribuez à votre travail).

Voici des conseils. Il ne s’agit pas de modèles, mais simplement de conseils
1. Laissez les configurations par défaut telles qu’elles (enregistrez les sauvegardes sur le même ordinateur) mais périodiquement copiez tous les fichiers de sauvegarde sur un CD-ROM et envoyez-les par e-mail à vous-même, par exemple à une adresse Googlemail, de sorte que des copies soient présentes sur les serveurs de Google en tant que sauvegarde en dehors du site.

2. Modifiez les configurations par défaut vers un dispositif externe comme par exemple une carte mémoire ou un disque dur externe (puis faites des copies de cette carte mémoire ou disque dur externe).

 

Guide pour effectuer le rapprochement des relevés bancaires/des cartes de crédit

Comment rapprocher un relevé bancaire ou de carte de crédit
1. Assurez-vous d’être sur le panneau Entrées
2. Cliquez sur le bouton R (Rapprocher) de la barre d’outils à gauche
3. Sur la barre d’outils pour le rapprochement qui s’ouvre en haut, tapez le nom du compte que vous voulez rapprocher; il doit s'afficher très rapidement, sélectionnez-le
4. Cliquez sur le bouton Démarrer à droite.
5. PAZ passe automatiquement sur chaque entrée en vous demandant si l’entrée est présente sur le relevé ou non
6. Si l’entrée EST présente sur le relevé, tapez un caractère quelconque dans le champ où le curseur a été placé
7. Si l’entrée n’est pas présente sur le relevé, appuyez sur la barre ESPACE
8. De toute façon, PAZ passera automatiquement à l’entrée utile suivante
9. Continuez jusqu’à ce qu’une boîte de dialogue s’affiche en vous disant qu’il n’y a pas d’entrées disponibles

Le Solde du Relevé dans le panneau Comptes doit indiquer le même solde que le relevé imprimé.

Vous pouvez afficher une seule vue complètement rapprochée de tout compte en double-cliquant directement sur un Solde de relevé quelconque du panneau Comptes.

ASTUCE : Utilisez un seul caractère pour le rapprochement. Modifiez-le pour chaque relevé, par exemple, utilisez A pour Jan, B pour Fév, C pour Mars etc. Ainsi si vous voulez, vous pouvez créer une liste d’entrées d’un seul mois.

 

Structuration des comptes privés

Pour un usage privé, la façon la plus simple est de commencer avec le fichier démo pour usage privé (dénommé par erreur Champange dans la première édition du manuel). Lancez PAZ et allez à Fichier > Ouvrir et naviguer vers (sur Windows) c:\Program Files\Personal Accountz (sur Mac) /Applications/Personal Accountz/ (sur Linux) /Home/... (ce sont les chemins d'accès du fichier par défaut).

Vous devez définir les éléments ayant une valeur à long terme (par exemple Maison) et les éléments utilisés immédiatement (par exemple Remboursements de prêts hypothécaires), puis ouvrez des comptes pour chacun et placez-les dans des groupes séparés.

Ainsi, pour la Maison, vous avez besoin d’un groupe appelé Actifs, et pour les remboursements de prêts hypothécaires vous avez besoin d’un groupe appelé Dépenses.

Si vous avez un autre groupe appelé Revenus, et un autre pour les Emprunts vous aurez couvert toutes les sections fondamentales. C’est-à-dire, De l'origine de votre argent (par exemple Salaire dans Revenus), À sa destination (par exemple Essence dans Dépenses), ce qu’il a permis d'acheter (par exemple Maison dans Actif) et combien vous devez (par exemple Carte de crédit dans Emprunts).

La dernière ligne est le solde du groupe Actifs moins le groupe Emprunts. Cela vous donne votre Valeur nette.

Puisque à tout moment vous pouvez restructurer vos comptes, ce n’est pas grave si au début vous vous trompez un peu. L'important est de commencer, saisir des données réelles, voir et comprendre comment ça marche, puis ajuster les comptes selon vos nécessités.

Voici la structure complète où G = Groupe et A = Comptes individuels au sein des groupes :

Code : Select all

Solde
     Valeur nette (G) le solde dans cette ligne vous montre votre valeur nette totale)
          Actifs (G) (c’est le solde de votre actif)
               Banque (A)
               Maison (A)
               Actions(A)
               Autres investissements (A)
          Emprunts (G) (c’est le solde de vos dettes)
               Carte de crédit (A)
               Emprunt bancaire (A)
               Prêt hypothécaire (A)
     Revenus/Dépenses actuels (G) (vous dit si vous dépensez plus de ce que vous gagnez)
          Revenus (G) (votre revenu total)
               Salaire (A)
               Retraite (A)
               Intérêts reçus (A)
               Dividendes reçus (A)
          Dépenses (G)
               Essence (A)
               Nourriture (A)
               Intérêts sur prêt hypothécaire (A)



Vous pouvez avoir plus de détails, par exemple, en ajoutant un groupe aux Dépenses appelé Moteur et en y plaçant tous vos comptes des dépenses liées aux véhicules à moteur (par exemple Assurance, Essence, Réparations). Si vous avez plus d’un véhicule, vous pouvez également créer plus de groupes dans le groupe susmentionné, ainsi vous pouvez non seulement voir vos dépenses totales liées à tous vos véhicules mais également combien chaque véhicule vous coûte.

 

Rapprochement du point de départ ESSENTIEL (par ex. utilisateurs Quicken)

Laissez Paz trouver les entrées (automatiquement) et *ensuite* marquez le relevé de la banque et *non* vice-versa.

Ne commencez pas par le relevé de la banque pour essayer ensuite de trouver l’entrée correspondante dans Paz, sinon vous allez devenir fou.

Comment effectuer le rapprochement
1. Assurez-vous d’être dans le panneau Entrées
2. Cliquez sur le bouton R (Rapprocher) de la barre d’outils à gauche
3. Sur la barre d’outils pour le rapprochement qui s’ouvre en haut, tapez le nom du compte que vous voulez rapprocher; il doit s'afficher très rapidement, sélectionnez-le
4. Cliquez sur le bouton Démarrer à droite.
5. PAZ passe automatiquement sur chaque entrée en vous demandant si l’entrée est présente sur le relevé ou non
6. Si l’entrée EST présente sur le relevé, tapez un caractère quelconque dans le champ où le curseur a été placé
7. Si l’entrée n’est pas présente sur le relevé, appuyez sur la barre ESPACE
8. De toute façon, PAZ passera automatiquement à l’entrée utile suivante
9. Continuez jusqu’à ce qu’une boîte de dialogue s’affiche en vous disant qu’il n’y a pas d’entrées disponibles

Le Solde du Relevé dans le panneau Comptes doit indiquer le même solde que le relevé imprimé.

Vous pouvez afficher une seule vue complètement rapprochée de tout compte en double-cliquant directement sur un Solde de relevé quelconque du panneau Comptes.

ASTUCE : Utilisez un seul caractère pour le rapprochement. Modifiez-le pour chaque relevé, par exemple, utilisez A pour Jan, B pour Fév, C pour Mars etc. Ainsi si vous voulez, vous pouvez créer une liste d’entrées d’un seul mois.